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档案整理工作注意事项

一、     档案的收集要全面

档案的收集是档案整理的第一步，档案资料的齐全与否直接影响着整体档案的利用价值。为了防止档案资料的丢失，最好采取统一收集的形式，在学期结束时对各部门的档案资料进行收集。             

二、档案的分类要合理

档案的分类是档案整理中的关键一步，档案的分类是否合理不但直接关系到档案保管的便利与否，还直接决定着档案工作的成效。保管期限的分类是档案分类的开始，要严格按照学校档案资料保管期限标准进行，对于永久和长期保存的文件分类要特别慎重，不确定的文件最好实行“就长不就短”的原则。

三、     档案的整理要规范

确定了档案的保管期限和分类顺序后，就进入档案的装订、打号目录录入、扫描和装盒环节。这个环节一定要做到认真、仔细。数字及各刻章大小相同，油墨均匀，从而使所有文件都统一、整洁、规范;录入目录时要注意错别字和录入项目的完整，扫描文件时要及时修补电子文件的外观，装盒时要放入备考表。