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电子文件是人们为了某一目的，在计算机上，用一定的格式和处理方式生成的 信息的组合。
     以“载体的异同”划分标准，可以把电子文件分为光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁带文件。光盘文件要通过光盘驱动器识读，硬盘文件要通过硬盘驱动器识读，软盘文件要通过软 盘驱动器识读，磁带文件要通过磁带机识读。为适应不同的主、客观需求，人们可以通过一 定的设备和技术，将这一载体上的文件移植到那一载体上去。
    以“文件的不同用途”分，又可以把光盘文件、硬盘文件、软盘文件、磁带文件分为程序文件和数据文件两大类。程序文件是管理设备、生成数据文件的文件，数据文件是供人们利用 加工的数据信息的集合。而程序文件又有系统软件和应用软件之分。以“文件内数据的组合 形态”为划分标准，数据据文件又有数据库文件与非数据库文件之分。数据库文件内的数据 关联性强，非数据库文件内的数据关联性弱。
    以“不同属性”为划分标准，数据库文件又有FOXBASE(动态数据基地)数据库、FOXPRO(“京通”软件应用的)数据库、ACCESS(通路)数据库、ORCAL(“灵通”软件应用的)数据库等。而 无论数据库文件还是非数据库文件，又有文本文件、超文本文件和纯文本文件之分。文本文 件带有一定的格式。超文本文件是集文、像、声于一体的多媒体文件。纯文本文件是不带格 式的文本文件。
    以“数据的表现形式”为划分标准，它有字符文件、表格文件、图文混排文件、数据库文件 、图形文件、动态影像文件与声音文件之分。
   而各类数据文件，按“依存环境”分，又有WPS文件(具有金山中文处理软件提供的格式 )、DOC文件(具有微软中文处理软件提供的格式)、XLS文件(具有EXCEL工作簿软件提 供的表格格式)、XLS文件(具有EXCEL工作簿软件提供的表格格式)、DBF文件(FOXBA SE数据库格式)、BMP文件(位图文件格式)、CDA文件(声音文件格式)、TXT文件 (纯文本文件格式)等等的分别。格式不同，所需操作条件就不相同，操作方法也有不同。而 同一内容的文件，又有屏幕文件和存盘文件之分。屏幕文件是在编辑文件，而存盘文件是已 编辑文件。存盘文件又有正式文件与备份文件之分。正式文件是文件的正本，备份文件是文件的副本。正式文件还有源文件与目标文件、只读文件可与读写文件、显性文件和隐藏文件之分。源文件是提供编辑数据的文件，目标文件是接受编辑数据的文件；只读文件是只能读 出禁止写入的文件，可读写文件是可以再编辑的文件；显性文件是可见文件，隐藏文件是在 一定条件下才能显现的文件。它们都是能够满足人们特定需要的电子文件。今后，随着电脑应用实践的不断发展，还会有新的文件类型涌现。
   电子文件的名称由文件主名和扩展名两部分组成，表达式为。一般来讲，文件主名反 映文件的内容特征或责任者特征，扩展名反映文件的格式或属性。如一个名为READMEEXE 的电子文件，其有如下含义：第一，在内容上它是一个自述性质的文件；第二，在类型上它 是一个可执行性程序文件。再加一个名为WENJIANDOC的电子文件，从其文件上可以知道：第一，在内容上，它是一个谈“文件”的文件；第二，在类型上，它是一个微软中文处理 软件支持下的数据文件。
   明辨电子文件的格式或属性十分重要。它直接关系到同一文件能否放到不同编辑环境下进行 操作处理，也关系到不同文件能否放到同一环境下进行编辑操作处理。从而影响电子文件操作的成败。